Case Study MedTec
Das Event MedtecLIVE & SUMMIT ist eine Fachmesse für Medizintechnik in Verbindung mit dem renommierten MedtecSUMMIT Congress & Partnering, welches alle Player der Medizintechnik-Branche vernetzt. Entstanden aus den Veranstaltungen Medtec Europe und MT-CONNECT ist die MedtecLIVE schon zur Erstveranstaltung 2019 als DIE europäische Fachmesse mit über 400 Ausstellern zum Thema Medizintechnik in den Markt eingetreten. Das Veranstaltungskonzept der MedtecLIVE zielt darauf ab, alle Player der Medizintechnik-Branche, vom klassischen Zulieferer bis zum Hersteller, miteinander zu vernetzen. 2020 und 2021 fanden die MedtecLIVE zusammen mit dem MedtecSUMMIT Congress jeweils rein virtuell statt.
Ziele
Für die MedtecLIVE & SUMMIT 2021 wurden 4 Themenschwerpunkte definiert, die für die erfolgreiche Durchführung des Events essenziell waren.
1) Networking:Teilnehmer sollten miteinander in Kontakt treten, Netzwerken und sich fachlich und persönlich untereinander austauschen.
2) Agenda & Inhalte:Die Vermittlung des Event-Programms zum Informationsaustausch und zur Wissensvermittlung durch den Kongress und die unterschiedlichsten Vorträge der Aussteller.
3) Präsentation von Ausstellern:Die Präsentation von Ausstellern mit allen dazugehörigen Facetten wie Produkten, Dienstleistungen, Stellenanzeigen, Pitches, Vorträgen und vieles mehr.
4) Sensibilisierung für digitale Events:Teilnehmer sollten sich in einer digitalen Umgebung sicher bewegen können, Inhalte nachverfolgen können und mit allen Möglichkeiten des digitalen Netzwerkens vertraut sein
Challenge
Die erste große Herausforderung bestand in der Umstellung von einer geplanten Vor-Ort Veranstaltung zu einem reinen digitalen Event. Dafür mussten nicht nur neue Fähigkeiten wie z.B. der Umgang mit Streaming- und Videoconferencing Tools erlernt, sondern auch die Sensibilisierung aller Teilnehmer für die Benutzung einer digitalen Event Plattform vorbereitet werden. Aufgrund teilweiser negativer Erfahrungen mit unterschiedlichen Formaten galt es deshalb die Voreingenommenheit vieler Teilnehmer zu überwinden. Es mussten Wege gefunden werden das Leistungs- und Angebotsspektrum von talque verständlich zu vermitteln und den Mehrwert für alle Teilnehmer aufzuzeigen.
Die Lösung
Zu aller erst wurden verschiedene Schulungen, Webinare und Tutorials erstellt, sodass sowohl das eigene Team, wichtige Entscheider als auch Aussteller und Teilnehmer mit dem Umgang der Plattform vertraut gemacht wurden. Hierzu wurden sowohl eigene FAQs auf der MedTechLive Website als auch in einem Custom Tab innerhalb von talque angelegt. Während des Events wurde der Begrüßungsvortrag via Livestream dazu genutzt, die Besucher auf bestimmte Funktionen und Networkingmöglichkeiten der Plattform aufmerksam zu machen.
Sensibilisierung für digitale Events auf eigener Website
FAQs auf talque
Agenda & Inhalte
Für die Vermittlung von Inhalten wurden im kollaborativen CMS von talque alle Agendapunkte angelegt und mit den jeweiligen Streaming- und Videconferencing Tools verknüpft. Die Agenda wurde des Weiteren auch noch in verschiedene Themenstränge untergliedert, sodass Besucher einfach und interessensspezifisch nach Themenschwerpunkten innerhalb des Events filtern konnten.
Themenfilter in Agenda
Agenda (Adminansicht)
Für die Erstellung der Videoinhalte wurde ein eigenes Streaming Studio eingerichtet, in dem sich verschiedene Speaker, Moderatoren und DJs befanden. Das Studio wurde durch Green-Screens unterstützt, um den digitalen Charakter des Events zu unterstreichen. Neben dem hybriden Streaming-Standort wurden weitere Speaker per Video zugeschaltet.
Präsentation von Ausstellern
Für die Präsentation der Aussteller wurde im Menu explizit ein eigener Tab “Aussteller” angelegt, in dem alle Aussteller mit eigenen Profilen aufgelistet wurden. Die Profile wurden individuell von jedem Aussteller selbst mit Bildern, Videos und Dateien aufbereitet und Besucher konnten direkt über diese Profile mit Mitarbeitern des jeweiligen Unternehmens entweder per Direct Video-Call oder per Terminvereinbarung in Kontakt treten. Die Menüpunkte “Produkte” und “Jobs” hatten die Funktion sämtliche Produkte und Stellenanzeigen von Firmen zu präsentieren. Die Detailseiten von Produkten und Jobs konnten auch direkt mit den jeweiligen Firmenprofilen und dedizierten Mitarbeitern verknüpft werden. Darüberhinaus wurden neben Beschreibungstexte auch Medien und downloadbare Dateien hinterlegt..
Übersicht aller Aussteller für Besucher
Networking & Matchmaking
Allen Teilnehmern wurden zu Beginn des Events Matchmaking Fragen seitens des Veranstaltes gestellt. Jeder Frage wurden gleichzeitig Antwortmöglichkeiten oder Freitextfelder vorgeschlagen, die Teilnehmer einfach auswählen oder ausfüllen konnten. Nach Berechnung der individuellen Best-Matches für jeden Teilnehmer durch den talque-Algorythmus, konnten Teilnehmer spielerisch nach interessanten Personen im Event suchen und mit ihnen in Kontakt treten. Für das digitale Networking wurden insbesondere die digitalen 1:1 Meetings verwendet. Mit dieser Funktion konnten Teilnehmer direkt oder per Terminvereinbarung über einen Videocall in Kontakt treten. Auch kamen die verschiedenen Chat Funktionen von talque zum Einsatz. Dazu gehörte zum einen der talque-Chat für persönliche 1:1- und Gruppenchats zwischen Teilnehmern sowie Session Chats, die den Austausch innerhalb von Livestreams mit den Referierenden und Zuschauenden ermöglichten. Das Unconference Modul von talque ermöglichte es des Weiteren allen Teilnehmern eigene Videokonferenzräume mit eigenen Themen zu eröffnen und somit selbst an der thematischen Gestaltung des Events mitzuwirken. Um alle Besucher jederzeit up-to-date zu halten, kam die Newspost Funktion zum Einsatz. Hier konnten die Eventveranstalter regelmäßig Beiträge über Änderungen, Neuigkeiten oder sonstige Themen posten. Die Besucher selbst wurden durch ein rotes Info-Icon über die Neuigkeiten im Menü informiert und konnten Beiträge kommentieren.
Teilnehmerprofil mit Matching-Fragen/Antworten
Newspost-Funktion
