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Wie misst man den Erfolg eines Events? Diese entscheidende Frage hilft Eventmanager ihre Ziele zu erreichen und zu erfahren, was in Zukunft besser gemacht werden sollte. Mit konkreten Zahlen und Fakten können Event-Manager ihre Sponsoren und Stakeholders beeindrucken und sie davon überzeugen, dass ihre Investitionen sich gelohnt haben. Die Event Key Performance Indicators (KPIs) die wichtigsten Kennzahlen, um den Erfolg deiner Veranstaltung zu messen. In diesem Artikel erklären wir, wie die Messung von KPIs dir helfen kann, deine Veranstaltung auf das nächste Level zu bringen. Im folgenden erläutern wir, wie man KPIs auswählt und für den Event Erfolg misst.
Welche KPIs du Sammeln kannst
Die KPIs die du sammelst hängen von dem Event ab. Ein individualisierter Ansatz ist entscheidend, daher berücksichtige die individuellen Anforderungen deiner Veranstaltung. Im Folgende werden wesentliche KPIs für Events präsentiert.
#1 Event Anmeldungen
Die Anzahl von Event-Anmeldungen ist ein guter Startpunkt, um den Erfolg deines Events zu messen. Diese Kennzahl ist für das Event zentral. Vergleiche den Ticketverkauf mit vergangenen Jahren und auch mit deinen Zielen für zukünftige Veranstaltungen. Für Sponsoren sind diese Daten besonders wichtig, und mit den Fakten parat kannst du dein Event besser vermarkten. Diese Daten können auf Online und vor Ort Teilnehmenden aufgeteilt werden, um einen genaueren Blick von dem Event zu erstellen.
#2 Teilnehmer vor Ort und No-Show Rate
Wie viele Teilnehmer waren tatsächlich auf dem Event vor Ort? Und wie viele angemeldete Teilnehmer waren nicht anwesend? Diese Daten sind wichtig, um dein Event optimal zu planen und Gelder zu sparen, indem du Ressourcen strategisch verwendest. Die Anzahl der Teilnehmer vor Ort ist besonders bedeutsam, weil sich wichtige Überlegungen, wie z.B. den Veranstaltungsort und das Catering auf diese Zahlen beziehen. Achte auf Trends, um dein Event Planungs-Prozess für die Zukunft zu optimieren.
#3 Wiederkehrende Teilnehmer
Wie viele Teilnehmer jedes Jahr zu der Veranstaltung zurückkehren, ist ein Zeichen des Erfolgs der Veranstaltung. Diese Kennzahl verrät dir, wie erfolgreich deine Veranstaltung war und wie viele Teilnehmer sich entschieden haben, nochmal teilzunehmen. Es ist wichtig im Auge zu behalten, welche Teilnehmer wiederkehren, um den Erfolg der Kundenbetreuung zu messen. Du kannst den Teilnehmern als Dankeschön VIP-Angebote anbieten, um sie für ihre Kundentreue zu bedanken.
#4 Engagement Rate
Die Engagement-Rate ist ein zentrales Thema für deine Veranstaltung. Hier geht es darum, wie aktiv sich Teilnehmer auf der Veranstaltung beteiligt haben. Du kannst die Interaktion mit dem Programm und auch die Interaktion zwischen den Teilnehmern messen. Für Sponsoren und Speakers ist diese Kennzahl besonders bedeutend, Organisatoren können mit diesen Zahlen in der Hand ihre Stakeholder beeindrucken. Um die Engagement-Rate genauer zu messen, erläutern wir sämtliche Kennzahlen, die du messen kannst.
- Anzahl der Downloads: Downloads von Content auf dem Event ist ein wichtiges KPI, das wiederspiegelt, wie das Programm vom Publikum aufgenommen wurde.
- Fragen und Kommentare im Live-Chat und Livestream: Diese Daten erläutern, wie die online Themen des Events mit dem Publikum angekommen sind. Haben sich deine Teilnehmer mit dem Online-Programm auseinandergesetzt? Wie viele Fragen gab es in den Q&A-Runden? Diese Daten helfen dir den Erfolg von deinen virtuellen Event Funktionen zu messen.
- Networking Aktivität: Achte auf die Anzahl verknüpfter Kontakte, Meetings, neu gewonne Leads. Diese KPIs dienen dazu, das Marketingpotential von dem Event zu messen und Sponsoren und Teilnehmer zu beeindrucken.
#5 Social Media Erwähnungen und Engagement
Messe die Views, Likes, und Shares von Social Media Content, um die Online-Reichweite zu verstehen. Diese KPIs geben dir einen Einblick in die Reichweite und das Marketingpotenzial der Veranstaltung. Auf welchen Kanälen fand diese Interaktion statt?
#6 Umsatz und Gewinn
Der Umsatz durch Ticketverkäufe und Sponsoring ist eine kritische Kennzahl für eine Veranstaltung. Darüber hinaus ist der tatsächliche Gewinn eine wichtige Kennzahl. Der Gewinn gibt Aufschluss über das richtige Verhältnis zwischen Gewinn und Kosten. War das Event im Rahmen des Budgets? Mit diesen Daten, können Unternehmen eine detaillierte Analyse des Kosten-Nutzen-Verhältnis durchführen. Beachte diese KPIs für den finanziellen Erfolg des Events.
#7 Kundenzufriedenheit
Die Kundenzufriedenheit ist der Gipfel der Erfolgsmessung von Veranstaltungen. Mit einer Umfrage können die Organisatoren die Reaktionen des Publikums nach der Veranstaltung messen. Was hat ihnen beim Event gefallen? Wovon möchten die Teilnehmer beim nächsten Mal mehr sehen? Was hat gut funktioniert? Präsentiere die Ergebnisse deinen Stakeholdern, und benutze diese Infos, um das Event zu optimieren.
KPIs Messen: Event-Apps als Werkzeug
Als Event-Manager hat man viel um die Ohren. Wie sammelt man dabei entscheidende Event-Daten? Hier kommen Online Tools wie z.B. Event-Apps ins Spiel. Mit einem Event-App kannst du relevante Daten zu deinem Event automatisch einholen und sie an einem Ort speichern. Darüber hinaus präsentieren manche online Plattformen alle relevanten Daten auf einen Blick, wie z.B. mit einem Live-Performance Dashboard. Alle KPIs können auf dem KPI Dashboard abgerufen werden. KPI Reports kannst du mit einem Klick herunterladen für weitere Datenanalysen.
Auswahl der KPIs:
Jede Veranstaltung hat andere Ziele und Bedürfnisse. Daher werden die zu wählenden KPIs je nach Veranstaltung sehr unterschiedlich sein. Die Indikatoren, die du für die Veranstaltung auswählst, hängen von den Zielen ab, die du dir vor der Veranstaltung gesetzt hast. Was ist für dein Event am wichtigsten? Möchtest du die Teilnehmerzahl erhöhen? Mehr Leads generieren und Sponsoren gewinnen? Mehr Sichtbarkeit für deine Marke erreichen? Um die Ziele der Veranstaltung zu bestimmen, musst du die Zielgruppe, die Reichweite und die dir zur Verfügung stehenden Ressourcen berücksichtigen.
Warum Sind KPIs Wichtig?
KPIs sind ein wichtiger Aspekt im Eventplanung Prozesse. Diese Kennzahlen tragen dazu bei, dass Eventmanager die Entwicklung des Events über die Jahre verfolgen können. Darüber hinaus verbesserst du mit der Messung von KPIs die Zufriedenheit von Stakeholder und Sponsoren. Diese Fakten und Daten sind ein Nachweis über den Wert deiner Veranstaltung. Du kannst deinen Eventkunden relevante KPIs präsentieren, um die Wirkung deiner Veranstaltung und die investierten Ressourcen zu rechtfertigen. Auf diese Weise kannst du die kontinuierliche Unterstützung von Investoren und Sponsoren sicherstellen.
Eine bessere Entscheidungsfindung und höhere Effizienz sind weitere Vorteile der Messung relevanter KPIs. Diese Daten helfen dir, bessere Entscheidungen über die Veranstaltung zu treffen. Du kannst entscheiden, wie du deine Ressourcen einsetzen und sinnvoll nutzen willst. Darüber hinaus kannst du Einnahmen und Kosten verfolgen und feststellen, ob die Ressourcen gut investiert wurden und wo du in Zukunft Ressourcen einsetzen willst. Insgesamt helfen dir die KPIs, deine Veranstaltungen effizienter zu planen und durchzuführen.
Fazit
KPIs sind ein Instrument für den Erfolg einer Veranstaltung. Durch die Messung von Event-KPIs kannst du mehr aus deiner Veranstaltung herausholen. Jede Veranstaltung hat ihre eigenen Ziele und Bedürfnisse. Wähle daher KPIs, die auf die individuellen Bedürfnisse deiner Veranstaltung zugeschnitten sind. Messen KPIs, um Sponsoren, Stakeholder und Teilnehmer zu beeindrucken. Online-Plattformen wie Event-Apps sind ein großartiges Hilfsmittel, um KPIs zu messen und an einem Ort anzuzeigen. Dies vereinfacht die Datenerfassung und -analyse. Mit personalisierten KPIs wird deine Veranstaltung jedes Jahr besser.
