Event-App auswählen: Die 10 Kriterien, die verhindern, dass sie ungenutzt bleibt

Wer verstanden hat, warum die meisten Event-Apps kaum geöffnet werden, stellt sich als nächstes die praktischere Frage: Woran erkennt man beim Vergleich verschiedener Anbieter, ob eine App tatsächlich genutzt werden wird oder das gleiche Schicksal wie die vorherige App erleiden wird. Die folgenden zehn Kriterien haben sich in der Praxis als besonders aussagekräftig erwiesen.

1. Kein separater Download-Zwang

Je größer die Hürde, die App überhaupt zu installieren, desto geringer die Nutzung. Lösungen, die auch als Web-App im Browser funktionieren, ohne App-Store-Download, senken diese Hürde erheblich, insbesondere bei Events mit vielen Erstteilnehmern, die noch keine Vorerfahrung mit der App haben.

Ein einfacher Test bei der Anbieterauswahl: Wie viele Klicks und wie viel Wartezeit liegen zwischen dem ersten Kontakt mit dem QR-Code oder Link und dem Moment, in dem ein Teilnehmer die eigene Agenda sieht. Je kürzer dieser Weg, desto höher die tatsächliche Nutzung am Eventtag.

2. Aktualität der Inhalte

Eine App, die zum Zeitpunkt des Downloads bereits veraltete Agenda-Punkte zeigt, verliert sofort an Vertrauen. Inhalte müssen sich automatisch und in Echtzeit aus demselben System speisen, das ohnehin für Programmplanung und Teilnehmerverwaltung genutzt wird.

Wird eine Session kurzfristig verschoben und taucht diese Änderung nicht sofort auch in der App auf, verlieren Teilnehmer innerhalb weniger Minuten das Vertrauen in die App als verlässliche Informationsquelle, und wechseln für den Rest des Events zurück auf Zuruf oder Aushänge im Foyer.

3. Ein klarer, einziger Grund zum Öffnen während des Events

Apps, die versuchen, gleichzeitig Programmheft, Networking-Tool, Sponsoren-Schaufenster und Feedback-Kanal zu sein, überfordern Teilnehmer eher, als dass sie einen klaren Öffnungsgrund liefern. Erfolgreiche Apps definieren einen zentralen, alltagstauglichen Anlass, etwa die persönliche Live-Agenda, und bauen alles Weitere darum herum auf.

Bei der Anbieterauswahl lohnt sich deshalb die Frage, welche einzelne Funktion ein Teilnehmer voraussichtlich mehrmals am Tag aufrufen wird. Lässt sich diese Frage nicht klar beantworten, fehlt der App vermutlich der zentrale Öffnungsgrund, der für regelmäßige Nutzung nötig wäre.

4. Push-Nachrichten mit echtem Mehrwert

Push-Nachrichten sind einer der wenigen Wege, Teilnehmer aktiv zurück in die App zu holen, werden aber häufig für generische Werbebotschaften verschwendet. Wer Push-Nachrichten stattdessen gezielt für relevante Hinweise nutzt, etwa eine kurzfristige Raumänderung, erzeugt echten Mehrwert statt Verärgerung.

Werden Push-Nachrichten dagegen für Sponsoren-Werbung oder generische Erinnerungen missbraucht, deaktivieren viele Teilnehmer diese Funktion bereits am ersten Eventtag vollständig, womit der eigentliche Vorteil der App dauerhaft verloren geht.

5. Networking-Funktionen mit realistischer Erwartungshaltung

Networking-Funktionen klingen in Verkaufsgesprächen fast immer überzeugend, scheitern in der Praxis aber häufig am eingangs beschriebenen Henne-Ei-Problem: Ohne kritische Masse an aktiven Nutzern bleibt die Funktion leer. Realistisch eingesetzt werden Networking-Funktionen deshalb eher bei größeren, wiederkehrenden Formaten mit treuer Stammbesucherschaft.

Bei kleineren oder einmaligen Events lohnt sich die ehrliche Abwägung, ob eine aufwendige Networking-Funktion überhaupt genügend aktive Nutzer erreichen wird, oder ob eine einfachere Teilnehmerliste mit Kontaktmöglichkeit denselben Zweck realistischer erfüllt.

6. Offline-Fähigkeit an schwierigen Veranstaltungsorten

Viele Veranstaltungsorte, insbesondere Kongresszentren mit dicken Wänden oder unterirdischen Bereichen, haben notorisch schlechten Mobilfunkempfang. Eine App, die zentrale Inhalte wie die Agenda auch offline verfügbar macht, verhindert Frustration in genau den Momenten, in denen Teilnehmer die App am dringendsten brauchen.

Ein einfacher Praxistest vor dem Event: Lässt sich die eigene Agenda im Flugmodus noch aufrufen. Wenn nicht, ist genau an diesem Punkt mit Frustration am Veranstaltungsort zu rechnen, unabhängig davon, wie gut die App unter guten Netzbedingungen funktioniert.

7. Barrierefreie, einfache Erstnutzung

Der erste Eindruck entscheidet häufig darüber, ob eine App überhaupt ein zweites Mal geöffnet wird. Eine komplizierte Registrierung mit vielen Pflichtfeldern direkt beim ersten Start schreckt genau die Teilnehmer ab, die ohnehin schon skeptisch gegenüber Event-Apps sind.

Idealerweise sind Teilnehmer bereits über ihre Ticket- oder Registrierungsdaten vorerkannt, sodass beim ersten Öffnen der App keine erneute, vollständige Anmeldung nötig ist, sondern höchstens eine kurze Bestätigung der bereits bekannten Daten.

8. Transparente Datenschutzpraxis

Teilnehmer, die unsicher sind, welche Daten eine App sammelt und wie sie verwendet werden, installieren sie im Zweifel gar nicht erst. Eine klar kommunizierte, nachvollziehbare Datenschutzpraxis reduziert diese Zurückhaltung spürbar, gerade bei B2B-Events mit vielen datenschutzbewussten Teilnehmern.

Besonders bei internationalen Teilnehmern oder Events mit Bezug zu regulierten Branchen lohnt es sich, die Datenschutzpraxis bereits in der Einladung kurz zu erwähnen, statt sie erst tief in den App-Einstellungen zu verstecken.

9. Integration statt Insellösung

Eine App, die isoliert neben Ticketing, Teilnehmermanagement und Website steht, erzeugt zusätzlichen Pflegeaufwand für das Veranstalter-Team und Inkonsistenzen für die Teilnehmer. Apps, die direkt an denselben Datenkern angebunden sind wie die übrigen Event-Werkzeuge, vermeiden genau dieses Risiko.

Diese Integration zahlt sich besonders bei kurzfristigen Änderungen aus: Wird eine Agenda im zentralen System aktualisiert, sollte sich die App automatisch mit aktualisieren, ohne dass ein Team-Mitglied dieselbe Änderung ein zweites Mal manuell in der App-Verwaltung nachtragen muss.

10. Ehrliche Erwartungssteuerung im Vorfeld

Nicht zuletzt entscheidet die Kommunikation vor dem Event mit darüber, ob eine App überhaupt eine faire Chance bekommt. Wird sie als nettes Extra ohne klaren Zweck angekündigt, wird sie auch so behandelt. Wird dagegen klar kommuniziert, welchen konkreten Alltagsnutzen sie am Eventtag bietet, steigt die Bereitschaft, sie tatsächlich zu installieren und zu öffnen.

Eine einfache, aber wirkungsvolle Maßnahme ist es, in der Einladung ganz konkret zu benennen, welches Problem die App am Eventtag löst, etwa das schnelle Auffinden des eigenen Raums oder der eigenen Agenda, statt sie nur allgemein als digitales Zusatzangebot zu erwähnen.

Wie man diese Kriterien praktisch im Auswahlprozess einsetzt

Statt die zehn Kriterien nur als Checkliste abzuhaken, lohnt es sich, sie in konkrete Testfragen an potenzielle Anbieter zu übersetzen. Wie schnell lässt sich die App ohne App-Store-Download im Browser testen, wie verhält sie sich im Flugmodus, welche Daten werden beim ersten Öffnen tatsächlich abgefragt. Anbieter, die auf solche konkreten Fragen ausweichend antworten, offenbaren damit häufig bereits eine Schwachstelle, die sich später im echten Einsatz bemerkbar machen wird.

Ein weiterer praktischer Schritt ist ein kleiner Testlauf mit einer überschaubaren Gruppe, etwa dem eigenen Team oder einem kleineren internen Event, bevor die App bei einer großen Publikumsveranstaltung zum ersten Mal eingesetzt wird. So lassen sich viele der oben genannten Kriterien direkt in der Praxis überprüfen, statt sich allein auf die Aussagen eines Verkaufsgesprächs zu verlassen.

Zusätzlich lohnt es sich, nach dem ersten realen Einsatz die tatsächlichen Nutzungszahlen offen im Team zu besprechen, statt sie stillschweigend zu den Akten zu legen. Nur aus diesem ehrlichen Rückblick lässt sich lernen, welches der zehn Kriterien im eigenen Fall den größten Unterschied gemacht hat, und welches beim nächsten Event noch gezielter angegangen werden sollte.

Fazit

Keines dieser zehn Kriterien allein entscheidet über Erfolg oder Misserfolg einer Event-App. In der Kombination ergeben sie aber ein deutlich klareres Bild davon, ob eine App eine echte Chance hat, tatsächlich genutzt zu werden, oder ob sie das gleiche Schicksal wie so viele andere Event-Apps erleiden wird: heruntergeladen, einmal geöffnet, danach vergessen.

Wer diese Kriterien konsequent anwendet, verschiebt die Auswahlentscheidung weg von der reinen Optik einer Produktvorführung hin zu den tatsächlichen Faktoren, die im Alltag der Teilnehmer über Nutzung oder Nichtnutzung entscheiden, und reduziert damit spürbar das Risiko einer weiteren, teuren Fehlinvestition.

In der kommenden Woche schauen wir uns an, wie eine Event-App konkret aussehen kann, die genau diese Kriterien von Grund auf berücksichtigt, statt sie nachträglich in ein bestehendes Produkt hineinzuflicken.

Der nächste Artikel erscheint als Teil dieser Reihe und schließt das Thema Event-App vorerst ab.

Weiterlesen: talque Event-App, die App, die Teilnehmer tatsächlich nutzen.

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