Die Event-App, die niemand öffnet: Woran das wirklich liegt

Kaum eine Investition wirkt auf dem Papier so vielversprechend wie eine eigene Event-App, und kaum eine enttäuscht in der Praxis so häufig. Nach dem Event zeigt die Auswertung dasselbe ernüchternde Bild: ein Bruchteil der Teilnehmer hat die App überhaupt geöffnet, ein noch kleinerer Teil hat sie während der Veranstaltung tatsächlich genutzt. Das Budget für die App war da, die Ankündigung in der Einladung auch, genutzt wurde sie trotzdem kaum.

Für viele Veranstalter ist das eine vertraute, aber ungelöste Frustration. Man hat in ein Werkzeug investiert, das Orientierung, Networking und Programmüberblick verbessern sollte, und am Ende bleibt der Eindruck, dass die Teilnehmer lieber beim guten alten gedruckten Programmheft oder bei WhatsApp-Gruppen bleiben.

Diese Erfahrung wiederholt sich Jahr für Jahr, oft mit einem neuen Anbieter, einem neuen Design und derselben Enttäuschung am Ende. Die naheliegende Reaktion, einfach einen anderen Anbieter zu wählen, greift dabei meistens zu kurz, weil sie am eigentlichen Kern des Problems vorbeigeht.

Das Problem liegt selten an der Bedienbarkeit allein

Die naheliegende Erklärung lautet oft: Die App war zu kompliziert, das Design zu unübersichtlich, die Ladezeiten zu lang. Das mag in Einzelfällen zutreffen, erklärt aber nicht das eigentliche Muster, das sich über viele Events und viele unterschiedliche Apps hinweg wiederholt: Selbst technisch einwandfreie, gut gestaltete Apps werden häufig kaum geöffnet.

Der eigentliche Grund liegt tiefer, in der Frage, warum ein Teilnehmer überhaupt eine zusätzliche App herunterladen sollte, für ein Event, das vielleicht nur einen einzigen Tag dauert. Der Download- und Einrichtungsaufwand steht für viele Teilnehmer in keinem Verhältnis zum wahrgenommenen Nutzen, besonders wenn dieselben Informationen auch anderswo, etwa per E-Mail, verfügbar wären.

Ein Blick in die Nutzungszahlen, den kaum jemand öffentlich teilt

Die meisten Veranstalter sprechen ungern öffentlich über die tatsächlichen Nutzungszahlen ihrer Event-App, weil sie im Nachhinein peinlich niedrig ausfallen. Intern kursieren dagegen häufig ganz andere Zahlen als in der Erfolgsmeldung an Sponsoren: eine Downloadquote, die deutlich unter der Teilnehmerzahl liegt, und eine tägliche Nutzung, die nach dem ersten Eventtag rapide abfällt.

Dieses Muster wiederholt sich unabhängig von Branche, Eventgröße oder gewähltem Anbieter so konsequent, dass es sich kaum noch als Ausnahme, sondern eher als Normalfall bezeichnen lässt. Genau das macht es so wichtig, die eigentlichen Ursachen zu verstehen, statt bei jedem neuen Event erneut zu hoffen, dass es diesmal anders läuft.

Ein Henne-Ei-Problem bei der Einführung

Hinzu kommt ein strukturelles Henne-Ei-Problem: Eine Event-App entfaltet ihren eigentlichen Mehrwert oft erst, wenn viele Teilnehmer sie gleichzeitig nutzen, etwa für Networking-Funktionen oder Live-Umfragen während eines Vortrags. Solange aber nur ein kleiner Teil der Teilnehmer die App überhaupt installiert hat, bleibt genau dieser Netzwerkeffekt aus, was wiederum die Motivation der übrigen Teilnehmer senkt, die App noch nachträglich zu installieren.

Dieses Muster verstärkt sich von Event zu Event, wenn Teilnehmer aus früherer Erfahrung bereits gelernt haben, dass sich die Mühe kaum lohnt. Wer bei einer vorherigen Veranstaltung eine App heruntergeladen hat, die sich am Ende als leeres Werbemittel entpuppte, öffnet die nächste App erst gar nicht mehr.

Warum das Problem selten offen angesprochen wird

Innerhalb vieler Organisationen wird die geringe App-Nutzung selten offen thematisiert, weil sie unangenehme Fragen nach der ursprünglichen Investitionsentscheidung aufwirft. Wer die App eingeführt hat, hat wenig Interesse daran, im Nachgang zuzugeben, dass die Nutzungszahlen enttäuschend ausfielen. Stattdessen wird die App im nächsten Jahr meist einfach weiterbetrieben, ohne die eigentliche Ursache ernsthaft zu hinterfragen.

Diese stille Fortführung ohne echte Aufarbeitung ist einer der Hauptgründe, warum sich das Problem über Jahre hinweg in ganzen Branchen hält, statt durch gezielte Verbesserungen gelöst zu werden.

Was ein einzelner Blick auf die Nutzungsdaten verraten würde

Würde man in vielen Organisationen tatsächlich einen ehrlichen Blick auf die Nutzungsdaten der eigenen Event-App werfen, träte das Muster meist unübersehbar zutage: eine Downloadquote deutlich unter der tatsächlichen Teilnehmerzahl, eine tägliche Nutzung, die schon am zweiten Eventtag spürbar einbricht, und ein Großteil der Funktionen, die praktisch nie aufgerufen wird.

Wer sich diesem Blick stellt, statt ihn zu vermeiden, gewinnt genau die Ausgangslage, die für eine spätere, bessere Entscheidung nötig ist. Ohne diesen ehrlichen Blick bleibt jede neue App-Einführung ein Griff ins Ungewisse, unabhängig davon, wie überzeugend die nächste Verkaufspräsentation klingt.

Viele Teams scheuen sich, diese Zahlen überhaupt aktiv einzusehen, aus Sorge, ein unbequemes Ergebnis zu bestätigen. Dabei liefert genau diese Zahl den wichtigsten Ausgangspunkt für jede Verbesserung: Ohne zu wissen, wie schlecht die aktuelle Nutzung tatsächlich ist, lässt sich kaum beurteilen, ob eine neue App wirklich einen Unterschied macht.

Der eigentliche Denkanstoß

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, wie eine Event-App optisch noch ansprechender gestaltet werden kann, sondern welche Kriterien tatsächlich darüber entscheiden, ob eine Event-App im Alltag der Teilnehmer eine echte Rolle spielt, statt ungenutzt auf dem Homescreen zu verschwinden.

Wer diese Kriterien einmal kennt, kann sie bereits beim ersten Gespräch mit einem Anbieter gezielt abfragen, statt sich von einer überzeugend wirkenden Produktvorführung allein leiten zu lassen. Genau das verhindert, dass die nächste App dasselbe Schicksal erleidet wie die vorherige.

Welche zehn Kriterien bei der Auswahl einer Event-App genau das verhindern sollen, zeigt der nächste Artikel.

Weiterlesen: Event-App auswählen, die 10 Kriterien, die verhindern, dass sie ungenutzt bleibt.

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