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MedtecLIVE & SUMMIT 2021
Das Event MedtecLIVE & SUMMIT ist eine Fachmesse für Medizintechnik in Verbindung mit dem renommierten MedtecSUMMIT Congress & Partnering, welches alle Player der Medizintechnik-Branche vernetzt.
Kunde:
MedtecLIVE & SUMMIT
Event:
Ausrichtung:
International
Lösungen:
Ausgangslage
Vom physischen Branchentreff zur digitalen Plattform
Die MedtecLIVE & SUMMIT ist eine Fachmesse für Medizintechnik in Verbindung mit dem MedtecSUMMIT Congress & Partnering. Ziel des Formats ist es, alle Akteure der Branche – vom Zulieferer bis zum Hersteller – miteinander zu vernetzen. Bereits zur Erstveranstaltung 2019 etablierte sich das Event mit über 400 Ausstellern als führende europäische Plattform.
Für 2020 und 2021 wurde das Event vollständig digital durchgeführt.
Für die MedtecLIVE & SUMMIT 2021 wurden vier zentrale Ziele definiert:
- Networking zwischen Teilnehmern ermöglichen und fördern
- Agenda und Inhalte strukturiert zur Verfügung stellen
- Aussteller umfassend präsentieren
- Teilnehmer für digitale Eventformate sensibilisieren
Damit ging es nicht nur um die Abbildung eines Events, sondern um die aktive Nutzung einer digitalen Umgebung durch alle Beteiligten.
Herausforderung
Digitale Transformation unter Akzeptanzdruck
Die zentrale Herausforderung bestand in der vollständigen Transformation von einer geplanten Vor-Ort-Veranstaltung zu einem rein digitalen Event.
Dies brachte mehrere konkrete Probleme mit sich:
- Teilnehmer mussten erst im Umgang mit digitalen Tools wie Streaming und Videokonferenzen geschult werden
- Eine generelle Skepsis gegenüber digitalen Eventformaten musste überwunden werden
- Der Mehrwert der Plattform musste klar vermittelt werden
- Die Nutzung aller Funktionen musste verständlich und niedrigschwellig erklärt werden
Insbesondere bestehende Vorbehalte durch negative Erfahrungen mit digitalen Formaten erschwerten die Ausgangslage zusätzlich.
Die Herausforderung lag somit nicht nur in der technischen Umsetzung, sondern vor allem in der Aktivierung und Befähigung der Teilnehmer.
Umsetzung
Struktur, Enablement und Interaktion als Umsetzungskern
Zur Vorbereitung wurden umfassende Schulungsmaßnahmen umgesetzt:
- Erstellung von Webinaren, Tutorials und Trainings für Team, Entscheider, Aussteller und Teilnehmer
- Aufbau von FAQ-Bereichen sowohl auf der Event-Website als auch direkt in talque
- Nutzung des Begrüßungsvortrags, um Funktionen und Networking-Möglichkeiten aktiv zu erklären
Für die inhaltliche Struktur wurde die gesamte Agenda im CMS von talque angelegt und mit Streaming- sowie Videokonferenz-Tools verknüpft. Zusätzlich wurde die Agenda in Themenstränge gegliedert, sodass Teilnehmer Inhalte gezielt filtern konnten.
Zur Produktion der Inhalte wurde ein eigenes Streaming-Studio eingerichtet, inklusive Green-Screen-Setup. Speaker wurden sowohl vor Ort als auch remote eingebunden.
Die Präsentation der Aussteller erfolgte über einen eigenen Menübereich:
- Individuelle Ausstellerprofile mit Bildern, Videos und Dateien
- Darstellung von Produkten und Stellenanzeigen
- Direkte Kontaktaufnahme über Video-Calls oder Terminvereinbarung
- Verknüpfung von Inhalten mit Unternehmensprofilen und Ansprechpartnern
Für das Networking wurden strukturierte Matchmaking-Mechanismen eingesetzt:
- Teilnehmer beantworteten zu Beginn Fragen zur Profilbildung
- Der Algorithmus berechnete passende Kontakte
- 1:1 Meetings konnten direkt oder terminiert stattfinden
- Ergänzend kamen persönliche Chats, Gruppenchats und Session-Chats zum Einsatz
Zusätzlich ermöglichte das Unconference-Modul den Teilnehmern, eigene Sessions zu erstellen und aktiv zur inhaltlichen Gestaltung beizutragen.
Zur laufenden Kommunikation wurde die Newspost-Funktion genutzt:
- Veranstalter konnten Updates und Informationen veröffentlichen
- Teilnehmer wurden über ein visuelles Signal im Menü informiert
- Beiträge konnten kommentiert werden
