LEARNTEC 2023
Wenn 13.500 Teilnehmende auf 450 Aussteller treffen, braucht es ein System, das alles zusammenhält
Kunde:
LEARNTEC
Event:
Ausrichtung:
Messe Karlsruhe
Häufigkeit:
jährlich
Lösungen:
- 13500 Teilnehmende
- 566 Vor-Ort Meeting-Anfragen
- 450 Aussteller
- 13095 Chat-Nachrichten
Ausgangslage
Wachstum und steigende Komplexität
Die LEARNTEC ist Europas größte Veranstaltung für digitale Bildung und feierte 2023 ihr 30-jähriges Bestehen. Inhaltlicher Schwerpunkt war der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Lehren und Lernen.
Im Jubiläumsjahr verzeichnete die Veranstaltung ein Besucherwachstum von 20 %. Insgesamt nahmen 13.500 Personen teil. Darüber hinaus waren 450 Aussteller vertreten. Mit der steigenden Teilnehmerzahl und der Vielzahl an Ausstellern erhöhte sich die Komplexität der Veranstaltung deutlich. Gleichzeitig mussten verschiedene Konferenzprogramme, Inhalte und Beteiligte strukturiert dargestellt und verwaltet werden.
Bereits seit 2018 nutzt die LEARNTEC talque für Content Management und als Veranstaltungs-App. In diesem Rahmen werden die Daten aller Referenten und Aussteller zentral über das System verwaltet.
Referenten pflegen ihre Inhalte eigenständig, geben technische Anforderungen an und laden Präsentationen hoch. Diese Präsentationen werden automatisch den jeweiligen Vortragsräumen zugeordnet. Parallel nutzt die Messe Karlsruhe einen Veranstaltungskalender, um ihre Veranstaltungen online darzustellen.
Umsetzung
Zentrale Verwaltung von Inhalten und strukturierte Darstellung
Die Umsetzung basierte auf der zentralen Erfassung und Verwaltung aller relevanten Eventdaten innerhalb eines Systems. Ein zentraler Bestandteil war die Abbildung der verschiedenen Konferenzprogramme in einer übersichtlichen Agenda. Teilnehmer konnten sich über Inhalte informieren und Programmpunkte einsehen. Zusätzlich wurde ein umfassender Aussteller- und Produktkatalog bereitgestellt. Dieser stellte die Aussteller sowie deren Inhalte strukturiert dar.
Für die Orientierung vor Ort wurde ein digitaler Hallenplan integriert. Dieser ermöglichte es den Teilnehmern, sich auf dem Gelände zurechtzufinden.
Im Bereich Datenmanagement wurden mehrere Prozesse umgesetzt:
- Referenten konnten ihre Präsentationen selbst hochladen
- Technische Anforderungen wurden direkt im System erfasst
- Handouts konnten gesammelt und öffentlich bereitgestellt werden
Auch Aussteller konnten aktiv eingebunden werden. Sie hatten die Möglichkeit, eigenständig Agendapunkte zu buchen sowie ihre Daten selbst zu pflegen und hochzuladen.
Ein weiterer Bestandteil war die Integration von Inhalten in die Veranstaltungswebsite. Über ein Plugin wurden Agenda, Referenten, Aussteller und Produktkatalog direkt auf der Website dargestellt. Dadurch konnten Inhalte ohne doppelte Pflege genutzt werden.
Für Teilnehmer wurden zusätzlich zentrale Informationen in der App bereitgestellt, darunter Anfahrtsbeschreibungen und Zeitpläne. Vor Ort wurden ergänzend Touchbildschirme eingesetzt, die Agenda-, Referenten-, Aussteller- und Produktübersichten anzeigten.
Ergebnis
Vereinfachte Prozesse und aktive Nutzung durch Teilnehmer
Durch die Nutzung von talque konnten verschiedene organisatorische Prozesse vereinfacht werden, insbesondere im Bereich des Referenten- und Ausstellerhandlings.
Die zentrale Verwaltung ermöglichte eine strukturierte Darstellung von Programmen, Ausstellern und Inhalten sowohl auf der Website als auch in der App.
Teilnehmer konnten sich bereits im Vorfeld über Inhalte informieren und ihren Besuch vorbereiten. Während der Veranstaltung standen ihnen alle relevanten Informationen gebündelt zur Verfügung.
Die Nutzung der Plattform zeigte sich auch in den Interaktionszahlen:
- 566 Vor-Ort-Meeting-Anfragen
- 13.095 Chat-Nachrichten
Diese Zahlen verdeutlichen die aktive Nutzung der bereitgestellten Funktionen durch die Teilnehmer. Die Zusammenarbeit zwischen LEARNTEC und talque besteht seit 2018 und wurde in den vergangenen Jahren kontinuierlich ausgebaut. Laut Projektleitung führte der Einsatz von talque zu einer deutlichen Vereinfachung im Umgang mit Referenten und Ausstellern. Gleichzeitig wurde eine übersichtliche und flexible Darstellung von Programmen und Inhalten ermöglicht. Darüber hinaus konnten sich Teilnehmer bereits im Vorfeld gezielt auf den Besuch der Veranstaltung vorbereiten.
Wir setzen talque bereits seit 2018 für die LEARNTEC ein und haben die Zusammenarbeit kontinuierlich ausgebaut. Die Plattform erleichtert uns das Handling von Referierenden und Ausstellenden erheblich und ermöglicht eine übersichtliche sowie anpassbare Darstellung von Ausstellerlisten und Programm auf Website und in der App. Auch unsere Besuchenden und Teilnehmenden profitieren, da sie sich bereits im Vorfeld optimal auf ihren Messe- und Kongressbesuch vorbereiten können.
