AFCI Case Study 2024: Mehr Networking, weniger Aufwand
Globale Filmkonferenz mit Fokus auf Networking und Austausch
Kunde:
AFCI
Event:
Ausrichtung:
B2B Networking / Film- und TV-Industrie
Lösungen:
- 75 % der Teilnehmenden bewerten die App als sehr nützlich
- 700 Teilnehmende aus 35 Ländern
- 170+ Filmkommissionen vertreten
Ausgangssituation & Herausforderungen
Herausforderungen bei Networking, Kommunikation und Nachhaltigkeit
Die Association of Film Commissioners International (AFCI) ist eine weltweit agierende Non-Profit-Organisation mit Mitgliedern aus sechs Kontinenten. Sie verbindet Filmkommissionen, Produzenten und Studios und organisiert jährlich die AFCI Week in Los Angeles. Die mehrtägige Konferenz bringt über 170 Filmkommissionen sowie rund 700 Teilnehmende aus 35 Ländern zusammen. Inhalte sind Panels, Keynotes, Networking-Sessions und Workshops.
Für die Durchführung der AFCI Week stand die Organisation vor mehreren konkreten Herausforderungen. Networking fand überwiegend innerhalb der Sessions statt, wodurch viele potenzielle Kontakte ungenutzt blieben. Gleichzeitig erwies sich die Kommunikation über gedruckte Programme als ineffizient, da Informationen nicht in Echtzeit aktualisiert werden konnten. Hinzu kam ein klarer Nachhaltigkeitsanspruch: Gedruckte Materialien verursachten Kosten und erzeugten unnötigen Abfall.
Aufgrund der kleinen Teamstruktur benötigte AFCI eine Lösung, die Planung vereinfacht, Kommunikation zentralisiert und gleichzeitig den Austausch zwischen Teilnehmenden verbessert.
Digitale Umsetzung mit talque
Digitale Eventsteuerung und Vernetzung mit talque
Mit der Einführung von talque wurde die Eventstruktur vollständig digitalisiert und zentralisiert.
Teilnehmende erhielten Zugriff auf das vollständige Veranstaltungsprogramm inklusive Sessions und Speaker-Informationen in einer einzigen Anwendung. Darüber hinaus konnten sie individuelle Agenden erstellen, indem sie relevante Sessions auswählten und in ihren persönlichen Kalender übernahmen.
Die Kommunikation wurde über Push-Nachrichten in Echtzeit gesteuert. Organisatoren informierten über Programmänderungen, wiesen auf Sessions hin oder versendeten Umfragen. Dadurch entfiel die Abhängigkeit von statischen, gedruckten Informationen.
Ein zentraler Bestandteil war die Möglichkeit zum Networking bereits vor Veranstaltungsbeginn. Teilnehmende konnten Kontakte knüpfen und Meetings planen, bevor sie vor Ort eintrafen.
Zusätzlich erhielten Sponsoren eigene Profile innerhalb der Plattform, wodurch sie für Teilnehmende sichtbar und ansprechbar wurden.
Ergebnisse & Wirkung
Hohe Nutzung, besseres Networking und geringerer Aufwand
Die Einführung der Plattform führte zu einer messbaren Verbesserung der Event-Erfahrung.
75 % der Teilnehmenden bewerteten die App als sehr nützlich. Der Hauptgrund für die Nutzung war Networking. Die zentrale Bündelung aller Informationen erhöhte die Übersichtlichkeit und erleichterte die Teilnahme am Event.
Neben den erwarteten Effekten traten zusätzliche Ergebnisse auf. Sponsoren profitierten von erhöhter Sichtbarkeit und konnten einfacher mit Teilnehmenden in Kontakt treten. Gleichzeitig setzte sich die Interaktion über das Event hinaus fort: Teilnehmende nutzten die Plattform weiterhin für Kommunikation und Austausch.
Auch auf organisatorischer Ebene zeigte sich ein klarer Effekt. Die zentrale Steuerung von Kommunikation reduzierte den Aufwand und vereinfachte Abläufe im Team.
Für zukünftige Veranstaltungen planen AFCI und talque eine weitere Vertiefung der Zusammenarbeit. Im Fokus stehen Formate wie Speed-Networking und Live-Diskussionen, um die Interaktion weiter zu steigern.
