Lead-Scanning reicht nicht: Warum Aussteller jeden Touchpoint auf dem Event brauchen

Fragt man Aussteller, warum sie auf eine Messe gehen, ist die Antwort fast immer dieselbe: um neue Kontakte zu gewinnen, aus denen Geschäft wird. Eine Messe ist für Aussteller damit vor allem eines: ein Lead-Management-Tool.

In der Praxis sieht das oft anders aus. Am Stand wird gescannt, im Gang werden Visitenkarten getauscht, über die Event-Plattform werden Meetings vereinbart und Chats geführt. Nach dem Event liegen diese Kontakte verstreut auf Handys, in Postfächern und in Excel-Listen einzelner Mitarbeiter. Und wenn genau der Kollege, der 50 Gespräche geführt hat, nach der Messe krank wird, weiß niemand, mit wem er worüber gesprochen hat.

Das Problem ist nicht der Scanner. Das Problem ist, dass klassisches Lead-Scanning nur einen einzigen Moment erfasst, nämlich den am Stand.

Ein Lead hat viele mögliche Ursprünge

Ein Lead entsteht immer dann, wenn eine Person eine echte Berührung mit deinem Unternehmen hat. Auf einem Event gibt es dafür deutlich mehr Gelegenheiten als nur den Scan am Stand:

• Badge-Scan: Jemand kommt an den Stand oder trifft einen Mitarbeiter im Gang und wird gescannt.
• Kontaktanfrage über das Profil: Ein Teilnehmer klickt auf dem Ausstellerprofil den Kontakt-Button und bittet aktiv um Kontakt.
• Masterclass-Bewerbungen (in Kürze): Wer sich für die Masterclass eines Ausstellers bewirbt, zeigt konkretes Interesse.
• Meetings und Chats (in Kürze): Wer über die Plattform einen Termin vereinbart oder einen Mitarbeiter anschreibt, wird ebenfalls zum Lead, und zwar für das ganze Unternehmen, auch wenn der Chat zwischen zwei Personen stattfindet.
• Visitenkarten (in Kürze): Auch klassische Karten sollen sich erfassen lassen, denn sie gehören auf Messen weiterhin dazu.

In talque laufen diese Quellen in einer gemeinsamen Lead-Liste pro Unternehmen zusammen. Heute sind das Badge-Scans und Kontaktanfragen, die weiteren Quellen folgen. Jeder Lead zeigt, über welchen Weg der Erstkontakt entstanden ist und wer ihn ausgelöst hat: die Person selbst oder ein Mitarbeiter.

Jeder Lead braucht eine verantwortliche Person

Eine Liste allein bringt noch keinen Abschluss. Entscheidend ist, dass für jeden Lead klar ist, wer sich kümmert. Deshalb wird jeder Lead einer Person im Team zugewiesen.

Wie die Zuweisung entsteht, hängt vom Touchpoint ab:

• Bei einem Chat oder einem Meeting direkt mit einem Mitarbeiter ist die Sache eindeutig: Zuständig ist der Mitarbeiter, der das Gespräch führt.
• Bei einer Kontaktanfrage über das Profil, einer Meeting-Anfrage über das Ausstellerprofil oder einer Masterclass-Bewerbung ist zunächst niemand zugewiesen, denn das System kann nicht wissen, wer der richtige Ansprechpartner ist.
• Beim Badge-Scan wird bewusst nicht automatisch zugewiesen. Gescannt wird am Stand oft vom Standpersonal oder von Hostessen, und die sind selten die richtigen Ansprechpartner für das Follow-up.

Die Zuweisung lässt sich jederzeit ändern. Über einen Bearbeitungsstatus sieht dein Team, ob ein Lead noch offen, qualifiziert oder disqualifiziert ist. Notizen und Aktivitäten ergeben eine zeitliche Abfolge dessen, was mit jedem Kontakt passiert ist. So geht der Kontext auch dann nicht verloren, wenn ein Kollege ausfällt.

Was darfst du mit einem Lead tun?

Ein Punkt wird beim Lead-Management auf Events häufig unterschätzt: die Einwilligung. Je nachdem, wie ein Kontakt entstanden ist, sind unterschiedliche Arten der Kommunikation zulässig, etwa eine Follow-up-E-Mail, ein Anruf oder die Aufnahme in einen Newsletter.

talque hält deshalb pro Lead fest, welche Kommunikation erlaubt ist, und versieht jede Statusänderung mit Zeitstempel und der Person, die sie vorgenommen hat. Dadurch ist auch im Nachhinein nachvollziehbar, auf welcher Grundlage dein Unternehmen jemanden kontaktiert hat. Ob und wie du einen Kontakt ansprechen darfst, solltest du im Zweifel trotzdem mit deiner Datenschutzberatung abstimmen. Das System sorgt aber dafür, dass die nötigen Informationen dokumentiert vorliegen.

Nach dem Event: erst sichten, dann ins CRM

Naheliegend wäre, alle Kontakte direkt ins CRM zu übertragen. In der Praxis ist das selten sinnvoll. Nicht jeder Lead von einer Messe gehört in die Vertriebspipeline, und ein ungefilterter Import verwässert schnell die Datenqualität.

Deshalb steht am Anfang eine saubere, vollständige Tabelle: Die Lead-Liste lässt sich mit allen Status, Zuweisungen und Einwilligungen exportieren. Danach entscheidet dein Team bewusst, welche Kontakte ins CRM übernommen werden. Eine direkte CRM-Anbindung und automatisierte Follow-up-E-Mails sind als weitere Ausbaustufen geplant.

Was das für Veranstalter bedeutet

Für Veranstalter ist das mehr als ein Feature für Aussteller. Je mehr Touchpoints ein Event bietet und erfasst, also Badge-Scans, Kontaktanfragen, Masterclasses, Meetings und Chats, desto mehr nachweisbare Leads nehmen Aussteller mit nach Hause. Und nachweisbarer Erfolg ist das stärkste Argument dafür, dass Aussteller im nächsten Jahr wiederkommen.

Fazit

Klassisches Lead-Scanning erfasst nur den Moment am Stand. Wer als Aussteller alle Touchpoints eines Events bündelt, jedem Lead eine verantwortliche Person gibt und Einwilligungen sauber dokumentiert, nimmt deutlich mehr verwertbare Kontakte mit nach Hause. Eine Event-Plattform wird so vom Programmheft zum Werkzeug, mit dem Aussteller den eigentlichen Zweck ihrer Teilnahme erfüllen: aus Begegnungen Geschäft zu machen.

Weiterlesen: So nutzt du die Lead-Liste in talque: Alle Messe-Leads an einem Ort.

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