Europas größtes KI-Festival auf einer Plattform: Event-App und Ausstellermanagement bei data:unplugged 2026

Mit dem Wachstum eines Events wachsen auch die Anforderungen an seine digitale Begleitung. data:unplugged, Europas größtes KI-Festival, hat das 2026 erlebt.

Am 26. und 27. März 2026 kamen in der Halle Münsterland in Münster über 11.000 Teilnehmende zusammen, auf 20.000 Quadratmetern in fünf Hallen. Dazu kamen über 200 Speaker auf fünf Bühnen und mehr als 40 Masterclasses und Side Events. Einen solchen Skalierungssprung hatte das Festival noch nie gemacht.

Das Team rund um Dr. Bernard Sonnenschein suchte deshalb einen Partner, der Event-App, Masterclasses und Ausstellermanagement aus einer Hand liefert und mit dem Festival mitwächst.

Warum eine Programm-App bei dieser Größe nicht reicht

Ein Festival mit über 11.000 Teilnehmenden und mehr als 150 Ausstellern braucht mehr als eine Programm-App. Gesucht wurde eine Plattform, die Besucher, Aussteller und Sponsoren gleichermaßen abholt.

Im Mittelpunkt standen die Masterclasses, das zentrale Sponsoringformat des Festivals. Dazu kam das Onboarding von über 150 Ausstellern, die ihre Standangaben und Printdaten für die Standbauunterlagen rechtzeitig einreichen mussten, und ein Ticketing, das mit den Verkaufskanälen des Festivals zusammenspielt.

Die Ziele:

• eine stabile White-Label-App für über 10.000 Teilnehmende
• Masterclasses als zentrales Sponsoringformat digital abbilden
• das Aussteller-Onboarding ohne E-Mail-Pingpong organisieren
• Teilnehmende über Matchmaking und Meetings gezielt vernetzen

Die Lösung: drei Bausteine, Schritt für Schritt aufgebaut

Eine White-Label-App im Look von data:unplugged. Agenda, Speaker-Profile, Aussteller-Listings, Matchmaking, Meetings, ein interaktiver Hallenplan und integrierte Kommunikation in einer App. Dazu die Masterclasses mit digitalem Bewerbungsprozess.

Ein Aussteller-Hub statt hunderter E-Mails. Aussteller wie Microsoft, Snowflake, adesso, DeepL, AWS, SAP, Coca-Cola und Deutsche Telekom reichten ihre Standangaben und Printdaten für die Standbauunterlagen direkt im System ein, teils mit Dateien über 300 MB. In die Gegenrichtung spielte das Veranstalterteam Briefings und personalisierte Dokumente an einzelne Aussteller oder alle gleichzeitig aus. Zum Stichtag wurde der Datenbestand eingefroren und als Gesamtexport an das Festivalteam übergeben.

Ticketing. Tickets wurden direkt über talque verkauft und mit den weiteren Verkaufskanälen des Festivals zusammengeführt. Die Plattform war auf über 10.000 Teilnehmende ausgelegt.

Zwei Festivaltage auf einer Plattform

An beiden Festivaltagen lief das Programm über die talque App: Agenda, Speaker, Aussteller und Hallenplan an einem Ort, dazu Live-Updates und personalisierte E-Mails an Teilnehmende und Aussteller.

Besonders gut kamen die Masterclasses an, die über talque ausgesprochen smooth liefen. Auch die Teilnehmenden waren zufrieden: Die App kam auf durchschnittlich 4,5 Sterne im App Store und bei Google Play. Das talque-Team war an beiden Tagen vor Ort und hat das Festivalteam direkt unterstützt.

Was du für dein eigenes Event mitnehmen kannst

Masterclasses als Sponsoringformat. Bewerbung und Teilnehmermanagement laufen digital über eine Plattform, für Partner und Teilnehmende gleichermaßen.

Vernetzung statt Verzeichnis. Matchmaking, Meetings und ein interaktiver Hallenplan helfen über 11.000 Teilnehmenden, die richtigen Menschen und Stände zu finden.

Ein Aussteller-Hub statt E-Mail-Pingpong. Standangaben, Printdaten und Briefings von über 150 Ausstellern laufen über ein System, gerade in den letzten Wochen vor dem Event.

Ein Team statt eines Anbieters. In den letzten zwei Wochen vor dem Festival war das talque-Projektmanagement täglich erreichbar, an den Festivaltagen vor Ort.

Die Partnerschaft zwischen data:unplugged und talque geht über das Festival hinaus weiter.

Alle Details liest du in der Case Study zu data:unplugged 2026.

Wenn dein nächstes Event größer ist als dein letztes, lass uns reden.

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