Sessionzugang (Zugang & Sichtbarkeit)

1. Über Ticket-Kategorien: Teilnehmer haben ein Ticket, und jede Session kann Tickets zugewiesen werden. Die Teilnehmer können nur die Sessions sehen, zu denen sie berechtigt sind.
2. Eingeschränkter Zugang: Der Zugang zu einigen Sessions ist gesperrt, sodass sich die Teilnehmer nicht selbst anmelden können. Du als Veranstalter fügst Teilnehmer zu diesen Sessions hinzu — über Einladungen, manuell über die Teilnehmerliste der Session oder über eine API-Verbindung zu einem Ticketing-System.

Anwendungsfälle

• Du organisierst eine Messe und eine Konferenz zusammen. Die meisten Teilnehmer haben nur das Messeticket, andere haben den Kongress gebucht. Du möchtest, dass die Messeteilnehmer das Kongressprogramm nicht sehen.
• Bei einem Pitch-Wettbewerb besteht die erste Wettbewerbsrunde aus parallelen Pitching-Sessions. Du möchtest, dass jeder Teilnehmer nur seine eigene Session sieht.
• Zu deiner Konferenz gehört eine Dinnerparty, die separat gebucht werden muss. Du möchtest, dass jeder die Dinnerparty im Programm sieht, aber nur diejenigen, die sie gebucht haben, daran teilnehmen können.

Zugangskontrolle über Tickets

• Ticket-Kategorien erstellen: z.B. „Kongress“, „Messe“, … unter Admin > Klassifizierungs-Tags > Teilnehmer > Ticket Kategorien > [+ Hinzufügen]
• Sessions konfigurieren: Standardmäßig sind Sessions für jeden zugänglich. Um Sessions einzuschränken, gehe zu Admin > Agenda > Session öffnen > Zusätzliche Optionen > Nur für Tickets … und wähle die Ticket-Kategorien aus.
• Tickets zuweisen: Manuell in den Einladungen (Admin > Einladungen > Einladung öffnen > Ticket) oder über die Einladungs-Upload-Datei (.csv/.xlsx). Bei API-Anbindung an externes Ticketsystem werden Ticket-Kategorien dort übertragen.

Achtung: Wenn du das Ticket eines Teilnehmers während der Veranstaltung änderst (z.B. bei einem Upgrade), musst du es sowohl im Teilnehmerprofil als auch in der Einladung anpassen. Teilnehmer ohne Ticket-Kategorie können alle Sessions sehen.

Eingeschränkte Sessions konfigurieren

Richte die Session so ein, dass sich Teilnehmer nicht selbst anmelden können:

• Gehe zu Admin > Agenda und öffne eine Session.
• Gehe zu Zusätzliche Optionen > Teilnahme und wähle Vom Administrator zugewiesen, aber für alle Teilnahme sichtbar.
• Wenn die Session ein Video-Meeting beinhaltet, wähle im Video Editor > Videocall in Session die Option: Videocall-Raum (Anmeldung erforderlich).

In der Terminübersicht (Benutzeransicht, NICHT im Adminbereich) gibt es für eingeschränkte Sessions keinen +-Button für die Teilnahme.

Hinweis zu Livestreams: Wenn eine Session einen Video-Livestream enthält, kann der Zugang nicht auf diese Weise kontrolliert werden. Wenn die Session sichtbar ist, kann ein eingebetteter Livestream immer angesehen werden.

Teilnehmer vor der Registrierung einer Session zuordnen

Gehe zu Admin > Einladungen und öffne ein Einladungsprofil. Im Feld Sessions kannst du die relevante Session hinzufügen. Beginne mit der Eingabe des Sessionnamens, wähle die richtige Session aus und bestätige mit Enter. Jedem Teilnehmer müssen die entsprechenden Sessions zugewiesen werden. Zurzeit ist es nicht möglich, Sessions in der hochgeladenen .csv-Datei der Einladung zuzuordnen.

Teilnehmer nach der Registrierung einer Session zuordnen

Öffne die Agenda im Hauptmenü (in der Benutzeransicht) und wähle die relevante Session aus. In den Sessiondetails siehst du den Teilnehmer-Tab. Du kannst auf das + klicken und so Teilnehmer zur Session hinzufügen.

Tipp: Wenn das Event viele Teilnehmer hat und du den gesuchten nicht findest: Öffne die Teilnehmerliste und scrolle ganz nach unten, damit alle Teilnehmer geladen werden. Gehe dann zurück zur Session — jetzt sind alle Teilnehmer beim +-Klick verfügbar.