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Assistants' World 2022 Konferenz & Expo
Die seit 2002 stattfindende Konferenz Assistants’ World fand 2022 mit Hilfe von talque erstmals hybrid statt. Als Deutschlands einzige Messe mit Kongress für Assistenzkräfte hat…
Kunde:
Assistants’ World
Event:
Ausrichtung:
International
Häufigkeit:
1x jährlich
Lösungen:
- 54 Aussteller
- 88% Registrierungsrate
- 200 Remote-Teilnehmer
- 250 vor Ort Teilnehmer
- 11000 Chat-Nachrichten
Ausgangslage
Ein etabliertes Format trifft auf neue Anforderungen
Die Assistants’ World ist seit 2002 eine feste Größe im deutschsprachigen Eventkalender. Als einzige Messe mit begleitendem Kongress für Assistenzkräfte richtet sich das Format an eine klar definierte, zugleich aber sehr interaktionsfreudige Zielgruppe. 2022 stand das Event vor einer strukturellen Veränderung: Erstmals sollte die Veranstaltung hybrid umgesetzt werden.
Damit verschob sich die Herausforderung grundlegend. Es ging nicht mehr nur darum, ein funktionierendes Vor-Ort-Event zu organisieren, sondern zwei Welten miteinander zu verbinden – physische Präsenz und digitale Teilnahme. Insgesamt nahmen 250 Personen vor Ort und 200 remote teil. Ergänzt wurde das Setup durch 54 Aussteller.
Die Zielsetzung war klar, aber anspruchsvoll:
- Digitale und analoge Teilnehmer sollten als eine gemeinsame Experience wahrgenommen werden
- Die Einstiegshürden für digitale Teilnehmer mussten deutlich reduziert werden
- Networking und Austausch sollten nicht nur möglich, sondern aktiv gefördert werden
Diese Anforderungen entsprechen exakt den typischen Mustern komplexer hybrider Konferenzen, bei denen Interaktion, Teilnehmerführung und technische Integration gleichzeitig funktionieren müssen .
Für die verantwortliche Eventleitung bedeutete das: maximale Kontrolle über Abläufe bei gleichzeitig hoher Aktivierung der Teilnehmer.
Umsetzung
Verbindung von Interaktion, Struktur und hybrider Logik
Die Umsetzung der Assistants’ World 2022 folgte keiner klassischen „Event-App“-Logik, sondern einem klaren Prinzip: digitale und physische Elemente müssen sich gegenseitig verstärken, nicht nebeneinander existieren.
Im Zentrum standen drei strategische Hebel.
1. Hybride Formate als verbindendes Element
Die größte Herausforderung hybrider Events liegt nicht in der Technik, sondern in der Gleichwertigkeit der Experience. Genau hier setzte die Konzeption an.
Formate wie der „Running Reporter“ oder eine gemeinsame Tombola wurden gezielt eingesetzt, um beide Teilnehmergruppen miteinander zu verbinden. Inhalte und Interaktionen wurden so gestaltet, dass sie nicht ortsgebunden waren, sondern für alle zugänglich und relevant.
Das Ergebnis: digitale Teilnehmer wurden nicht passiv konsumierend, sondern aktiv eingebunden.
2. Interaktion als zentrales Designprinzip
Die Zielgruppe der Assistants’ World ist per Definition kontaktfreudig. Entsprechend wurde Interaktion nicht als Feature, sondern als Kernfunktion verstanden.
Dafür wurden mehrere Mechanismen kombiniert:
- Social Wall als zentraler Kommunikationsraum
- Möglichkeit zum Teilen von Bildern, Videos und Kommentaren
- Digitale Visitenkarten aller Stakeholder
- Einfache Speicherung und Austausch von Kontaktdaten
- Online- und Offline-Meetingfunktionen
Diese Struktur reduzierte die typischen Barrieren digitaler Events deutlich. Teilnehmer konnten ohne zusätzliche Tools oder Medienbrüche kommunizieren und Kontakte aufbauen.
Die Wirkung ist klar messbar: 11.000 Chat-Nachrichten während der Veranstaltung zeigen eine außergewöhnlich hohe Aktivität im Teilnehmerverhalten.
3. Strategische Konzeption über das einzelne Event hinaus
Ein wesentlicher Teil der Umsetzung lag nicht in einzelnen Features, sondern in der Gesamtlogik des Events.
Gemeinsam mit talque wurde ein Konzept entwickelt, das drei Dinge gleichzeitig leistet:
- Operative Durchführung eines hybriden Events
- Akzeptanzsteigerung bei Teilnehmern durch klare Kommunikation
- Aufbau einer skalierbaren Grundlage für zukünftige Veranstaltungen
Damit wurde die Assistants’ World 2022 bewusst als Pilot genutzt. Ziel war nicht nur ein funktionierendes Event, sondern die Entwicklung eines wiederverwendbaren hybriden Modells.
Diese Herangehensweise entspricht exakt der Logik moderner Eventplattformen: nicht einzelne Events optimieren, sondern Systeme schaffen, die über mehrere Formate hinweg funktionieren .
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Ergebnis
Hohe Nutzung, messbare Interaktion und strategische Grundlage
Die Ergebnisse der Assistants’ World 2022 zeigen deutlich, dass der gewählte Ansatz funktioniert hat.
- 88 % Registrierungsrate
- 54 Aussteller
- 450 Gesamtteilnehmer (vor Ort und remote)
- 11.000 Chat-Nachrichten
Diese Kennzahlen sind kein Zufall, sondern direkte Folge der strukturierten Interaktionslogik. Teilnehmer wurden nicht nur informiert, sondern aktiv in das Event eingebunden.
Besonders relevant ist dabei die Kombination aus quantitativen und qualitativen Effekten:
Digitale Teilnahme wurde normalisiert
Die Integration digitaler Teilnehmer funktionierte nicht als Zusatz, sondern als gleichwertiger Bestandteil des Events.
Networking wurde systematisch unterstützt
Durch digitale Visitenkarten, Meetings und offene Austauschformate entstand eine klare Struktur für Kontakte und Gespräche.
Interaktion wurde sichtbar und messbar
Die hohe Anzahl an Chat-Nachrichten zeigt, dass die bereitgestellten Funktionen aktiv genutzt wurden – ein zentraler Erfolgsfaktor für hybride Formate.
Eine skalierbare Eventstrategie wurde etabliert
Die Assistants’ World 2022 diente als Grundlage für zukünftige hybride Konzepte. Das entwickelte Setup kann auf weitere Veranstaltungen übertragen werden.
Die zentrale Erkenntnis aus dem Projekt lässt sich klar formulieren: Hybride Events funktionieren nicht durch Technologie allein, sondern durch eine konsequent durchdachte Verzahnung von Formaten, Interaktion und Teilnehmerführung.
Oder, wie es die Eventleitung selbst zusammenfasst:
Der Erfolg liegt darin, digitale Teilnehmer emotional abzuholen und die einzelnen Bausteine so zu orchestrieren, dass ein konsistentes Gesamterlebnis entsteht.
